AUDITORÍA AL PADRÓN FOTOGRÁFICO
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A. La
composición del archivo de registro electoral muestra que un 79% corresponde a
cambios de tarjetas, un 15% a nuevas inscripciones y un 6% a modificaciones de
datos, esa composición se alterará incrementando el porcentaje de cambios de
tarjeta debido a la medida que se adoptó a partir del 1 de julio de 1999 de no
tramitar cambio de datos, esto significa que un porcentaje mayor al 80% de los
registros del archivo de cedulados tendrán como información básica la
capturada para la tarjeta anterior (azul), arrastrándose los errores de aquel
proceso. Esta situación escapa a la evaluación que practica esta Auditoría,
ya que la misma se ejecutó al archivo maestro del registro electoral generado
del nuevo proceso de cedulación y no al registro anterior del año 1998, por lo
tanto sus resultados no son aplicables a las solicitudes para cambio de tarjeta
únicamente.
B.
La inspección que efectuó esta Auditoría se desarrolló sobre los
datos alfanuméricos de los registros, por lo tanto, no consideró las huellas
dactilares, la fotografía, ni la firma de los solicitantes, para estos casos
debe hacerse una inspección al 1000% de los registros mediante el ejercicio de
una auditoría interna permanente.
C.
El proceso de cedulación no se aprovechó en un 100% para capturar datos
que ayudarán a depurar la base de datos anterior, pero si permitió incorporar
nuevos e importantes elementos de control como la fotografía digital, la firma
y muy especialmente la huella dactilar, por ello debe refirzarse la necesidad de
efectuar la compración de huellas al 100% de los registros, para asegurar que
un ciudadano aparezca sólo una vez en el padrón, aunque ilegalmente haya
podido tramitar más de un documento, por la debilidad del sistema en algás de
un documento, por la debilidad del sistema en algún momento.
D. El
proceso de cedulación, en general, carece de un sistema integrado de
inteligencia electoral que brinde información “inteligente”
referente al estatus de todas las solicitudes recibidas.
E.
La inspección de los registros permitió evidenciar la falta de un
criterio estándar para tratar un mismo dato o asunto en diferentes etapas del
proceso, producido quizás de una debilidad del proceso de instrucción sobre
aspectos que van más allá de aprender a operar un equipo de captura.
F.
Se percibe que el personal de la Dirección de Informática asume
positivamente el reto que representa el nuevo sistema, su complejidad y su
inestabilidad operativa, a pesar que la mayoría no posee experiencia electoral
amplia, lo que dificulta su mejor desempeño para asumir las otras actividades
que la agenda electoral presenta, aun cuando la cedulación sigue presentando
una situación difícil y el tiempo se convierte en el peor enemigo.
G. Dada
la inestabilidad operativa del sistema, la transición de su administración
hacia la JCE ha sido y es difícil, esto se reflejó en la dificultad para
generar el archivo de cedulados requerido por esta Auditoría y los
requerimientos pendientes de la Dirección de Registro Electoral.
H. El
sistema central de procesamiento de la cedulación carecía, al momento de
iniciar esta Auditoría, de una rutina que generara un archivo único de las
transacciones recibidas, lo cual obviamente es una causa que no permite obtener
reportes con información integrada relacionada con todo el proceso.
I.
La dificultad en la actividad de localización física
de los expedientes para la muestra resaltó dos situaciones de suma importancia:
Ø
El sistema actual carece de la rutina básica de
ruta de las solicitudes, lo que obligó a usar el sistema viejo ES9000.
Ø
Se reafirma que la Oficina de Digitación y
Verificación (Dirección de Cedulación) y la Oficina Central del Estado Civil
son áreas realmente críticas (cuellos de botella ) dentro del proceso y que
requieren ser intervenidas administrativamente por la JCE, para apoyarlas,
mejorar sus condiciones, su organización y métodos de trabajo, aumentando el
nivel de supervisión sobre ellas para incrementar su eficiencia, en procura de
balancear el proceso.
J.
La localización de los 647 expedientes que no se habían encontrado al
cierre del cotejo, se convierte en una tarea pendiente para la JCE ante los
actores del proceso electoral.
K. Existen
problemas con solicitudes cuya numeración está repetida, lo que impide su
ingreso al sistema central, esta situación es conocida, es preocupante que
existiendo en algún momento una solución técnica implementada y probada
(estación de captura ficticia “444”) ésta se dejó de operar, generando
una cola innecesaria de solicitudes rechazadas por el sistema, por consiguiente,
pendientes de tramitar. Además, igualmente es alarmante que no exista un
adecuado control de la situación, que al menos permita tener cuantificados
estos volúmenes. Muestra esta situación una deficiencia de seguimiento y
control de operaciones, ademas, suma un problema innecesario a un sistema ya
complejo.
L.
La debilidad de los procesos manuales paralelos al proceso automatizado
de cedulación evidencia la necesidad de fortalecer la coordinación e integración
de esfuerzos, especialmente en las áreas que se perciben dispersas, con
debilidades operativas y que han sido identificadas como “cuellos de
botella”. Esta conducción integradora es fundamental para conseguir el éxito
en la implementación y operación de proyectos de gran magnitud, como el actual
de cedulación y el futuro de automatización del Registro Civil.
M. Tan
importante como capturar una solicitud y procesar un registro de datos, lo es su
investigación, verificación, validación, análisis y control; la elaboración
del padrón tiene su principal sustento en esas actividades, la seguridad del
proceso electoral depende de ellas, por lo que es realmente preocupante que la
Dirección de Registro Electoral, como usuario del sistema, tenga pendiente de
satisfacérseles una lista de más de 18 asuntos, necesarios para poder cumplir
adecuadamente con las actividades fundamentales mencionadas; a pesar que algunas
fueron planteadas desde la etapa de prueba del sistema.
N. Considerando
lo anterior debe ratificarse la obligatoriedad de efectuar la comparación de
huellas al 100%, para impedir al menos que una misma persona sea incluida
doblemente en el registro y en el padrón electoral.
O. El
reporte de inconsistencias generado por la Dirección de Informática sobre los
archivos en estudio, muestra casos que deben ser estudiados a fondo, pero sobre
todo permite concluir que la información de la base de datos del año 1998,
tiene un grado considerable de error que se transferirá al nuevo sistema a través
de las transacciones que se apoyan en ella.
P.
Los datos críticos que resultaron de la inspección de los registros
son: segundo apellido del elector, citas del acta de nacimiento, nombre y/o
apellido del padre y nombre y/o apellido de la madre; coinciden con el reporte
de inconsistencias y con la tendencia de las enmiendas tal como se marcaron en
la inspección. Para CAM-TAR, hay una inconsistencia por cada dos registros, es
decir, para el 79% de los registros se presenta esta condición. Estas
disconformidades reflejan la necesidad de mejorar la calidad del proceso de
captura y la necesidad de un mejor sistema de Registro Civil.
Q. Para
las solicitudes en trámite de cambios de datos, un 61% de las causas de
disconformidades para el dato del acta de nacimiento se debe a que este campo
aparece en blanco o con ceros, y conociendo que los datos del acta son una
debilidad de la base de datos anterior, se debió aprovechar este nuevo proceso
para corregirlo para todo tipo de solicitud el acta de nacimiento.
R.
Los procesos de validación, investigación y depuración de los
registros mejoran considerablemente la calidad de estos, desde su estado en trámite
hasta su estado aprobado, según los resultados mostrados en los cuadros No.10 y
11:
- para MOD-DAT (datos generales): de 81.98% a
95.24%
- para MOD-DAT (datos electorales):
89.84% a 96.84%
- para NUE-INS (datos generales): de
80.31% a 91.38%
- para NUE-INS (datos electorales): de 91.49% a
94.15%
S.
El hecho que los niveles de
calidad para las nuevas inscripciones sea menor que el de modificación de datos
muestra la necesidad de mejorar los controles de calidad en la captura de datos,
pensando en hacer las cosas bien desde el inicio, la primera vez y siempre.
T.
Para los DATOS GENERALES, los niveles máximos de error detectado en este
proceso de Auditoría son:
MODIFICACION DE DATOS
4.76%
NUEVOS INSCRITOS
8.66%
U. Para
los DATOS ELECTORALES, el nivel máximo de error detectado es:
MODIFICACION DE DATOS
3.16%
NUEVOS INSCRITOS
5.85%
V.
Como resultado final de esta Auditoría al Proceso de Elaboración del
Padrón electoral, para los DATOS GENERALES, la calidad de los registros
aprobados es:
MODIFICACION DE DATOS
95.24%
NUEVOS INSCRITOS
91.34%
W. Para
los DATOS ELECTORALES la calidad de los registros aprobados es:
MODIFICACION DE DATOS
96.84%
NUEVOS INSCRITOS
94.15%
A. Realizar
por una entidad u organismo autónomo e independiente de la JCE, una auditoría
externa al nuevo padrón electoral, tan pronto se disponga del archivo maestro
de registro electoral definitivo; seleccionando una muestra general a nivel
nacional y aleatoria de 1225 expedientes (nivel de confianza 95% y error de
estimación de más o menos 2.8%). La inspección debe considerar todas las
variables que forman parte del registro integrado del elector, a saber: datos
alfanuméricos, firma y huella.
B.
En virtud de que la JCE ha constituido una “Comisión de Auditoría#”
se recomienda que, las auditorías internas del sistema de cedulación que el
Organismo Electoral le encargue sean periódicas, con niveles de inspección del
100% de los registros e investigación constante de los reportes de
inconsistencias de datos.
C.
Con carácter prioritario implantar la generación de los diferentes
reportes de operación del sistema, que
permita observar el verdadero estatus del proceso de deculación en todas sus
etapas. Diseñar un sistema de inteligencia electoral (SIE) que suministre toda
la información inteligente del proceso electoral de modo integrado.
D. Es
conveniente que las autoridades de la JCE dispongan de un equipo de trabajo
(“staff”) permanente que apoye la coordinación y conducción integrada de
los diversos temas y actividades dele proceso electoral y facilite la toma de
decisiones. Y que promueva la integración entre algunas áreas que se perciben
dispersas.
E.
Asignar en forma exclusiva un técnico de la Dirección de Informática
para que atienda y resuelva los requerimientos pendientes de la Dirección de
Registro Electoral, esto con carácter de urgencia o prioritario dentro de los
procesos de la JCE.
F.
Debido a las circunstancias en que se ha desarrollado el proceso de
cedulación, se reitera la obligatoriedad de hacer la comparación de huellas al
100% de los registros, excluyendo de las bases de datos todos aquellos casos que
se detecten duplicados; en función mantener la confianza en la JCE y en el
proceso electoral.
G. Examinar
los procedimientos de los centros de captura, promoviendo aumentar la calidad de
su gestión, procurando hacer las cosas bien hechas desde la primera vez,
reduciendo la inducción de errorers en el sistema. Considerar la conveniencia
de disponer de una persona que revise, previo a la captura, los documentos que
el ciudadano debe aportar al hacer la solicitud de CIE.
H. Intervenir
administrativamente, la Oficina Central del Estado Civil